Qu’est-ce qu’une carte carburant et comment fonctionne-t-elle ?
Si son succès est incontestable, nombre de conducteurs en Belgique et dans les pays environnants ne savent pourtant pas précisément ce qu’est la carte carburant. Comme son nom le suggère, il s’agit d’un moyen de paiement réservé aux dépenses liées aux véhicules professionnels. Elle donne l’occasion aux salariés d’une société de régler leur carburant sans avoir à avancer de frais. Cette carte carburant est le plus souvent nominative, ou bien associée à un véhicule.
Chaque exemplaire est susceptible d’être configuré en fonction de critères définis par le gestionnaire de flotte. Nous pensons notamment à des restrictions portant sur des plafonds de dépenses ou à des fréquences précises d’utilisation. En cas d’usage non conforme, par exemple dans un cadre personnel, une alerte peut être déclenchée automatiquement afin de signaler l’anomalie au gestionnaire de flotte.
Une offre évoluant avec le parc automobile
Cette carte fonctionnait initialement seulement pour l’achat d’essence ou de diesel. Tout naturellement, les offres ont évolué à la faveur de la transition énergétique. Désormais, une grande partie de leurs fournisseurs proposent aussi des cartes compatibles avec les bornes de recharge électrique, auquel cas ces cartes sont appelées des cartes multi-énergies. Les gestionnaires de flotte concernés ont alors la possibilité de suivre la consommation d’électricité de leurs salariés, au même titre que le carburant. Sur le marché, les cartes actuelles sont conçues pour fonctionner avec des véhicules thermiques, hybrides ou 100 % électriques.
La variété des services intégrés à une carte carburant
Au cours de leurs déplacements professionnels, les conducteurs bénéficient aujourd’hui d’un accès à de nombreux services facilitant leurs trajets. Les cartes ne se limitent ainsi plus au simple ravitaillement en carburant ou à la recharge électrique. Elles peuvent aussi inclure d’autres services liés à la mobilité professionnelle. Nous pensons tout d’abord au paiement des péages autoroutiers, un service utilisé quotidiennement par de nombreux professionnels véhiculés qui, en moyenne, franchissent plusieurs péages chaque jour pour accomplir leurs missions.
Des opérateurs incluent lavage automatique ou en station, et l’accès à des parkings. La gestion de ces services, centralisée via un portail ou une application mobile, facilite le suivi et l’analyse des dépenses liées à chaque véhicule ou à chaque salarié.
Les intérêts pour les entreprises et leurs salariés
Également connue sous le nom de carte essence, la carte carburant est à la fois profitable aux entreprises qui s’en dotent et à leurs employés qui réalisent des trajets dans un cadre professionnel.
Les cartes carburant apportent plusieurs avantages concrets aux salariés en déplacement, en leur simplifiant l’usage au quotidien :
- ils n’ont plus à avancer les frais liés au carburant ou à la recharge électrique ;
- ils sont dispensés de conserver des justificatifs papier ou de remplir des notes de frais manuelles ;
- ils gagnent du temps sur les démarches administratives récurrentes ;
- ils accèdent à des services pratiques directement pendant leurs trajets professionnels.
Pour les entreprises, ces cartes représentent un véritable outil d’optimisation, tant sur le plan administratif que budgétaire :
- elles réduisent le temps de traitement grâce à une facturation unique et centralisée ;
- elles facilitent la récupération de la TVA sur les dépenses admissibles ;
- elles permettent un suivi en temps réel des consommations, ce qui améliore le pilotage des coûts ;
- elles renforcent le contrôle des usages grâce à des paramètres ajustables (montant, fréquence, horaires, zones géographiques) ;
- elles déclenchent automatiquement des alertes en cas de dépenses suspectes, favorisant une réaction rapide et limitant les risques d’abus.
Certains fournisseurs se distinguent par la largeur de leur réseau ou la souplesse de leurs offres. C’est le cas de Fleetcor Belgium BV, filiale de Corpay, Inc., entreprise fondée il y a un peu plus d’une décennie, précisément en 2014. L’entreprise propose une carte de carburant et de recharge, valable à l’heure où nous rédigeons ces lignes, dans plus de 870 stations en Belgique, 26 000 dans l’Union européenne et 850 000 points de recharge, rien que ça. Deux de ses principaux avantages : une gestion facilitée pour les entreprises et un appui concret à la transition vers une mobilité plus durable.
Quel avenir pour les principales cartes carburants ?
Les cartes de ce genre ont évolué au cours des dernières années et cela n’est pas prêt de s’arrêter. Pour ceux qui n’ont pas encore intégré ces fonctionnalités, ils envisagent déjà d’élargir leur offre en y intégrant prochainement de nouveaux services, tels que le paiement des frais de maintenance ou des programmes de fidélité destinés à encourager une mobilité plus durable. Certains fournisseurs pourraient proposer à l’avenir des fonctionnalités permettant de gérer automatiquement l’accès des véhicules aux zones à faibles émissions (ZFE), en fonction de leur classification environnementale. Ces services faciliteraient ainsi la conformité aux futures réglementations écologiques, dont les exigences pourraient se renforcer. Ils aideraient également les entreprises à optimiser les déplacements de leurs salariés tout en respectant les contraintes locales.
