À une époque où la technologie joue un rôle de plus en plus crucial dans le monde des affaires, nous nous demandons : quels outils les CEO belges utilisent-ils dans leur travail ?
Alors que beaucoup préfèrent encore le stylo et le papier, ces cinq CEO choisis au hasard semblent privilégier les outils numériques. La peur de l’IA est ici injustifiée – au contraire. Ce que nous avons surtout entendu ? ChatGPT, Slack et Google Calendar.
Systèmes en gestion propre
Caroline Rigo, fondatrice de la société de beauté RiGorgeous
Caro, qui dirige les ventes, le marketing et le développement de produits chez RiGorgeous, a une nette préférence pour les outils technologiques. « Étant passionnés par les outils, nous utilisons quotidiennement Monday, Salesforce et Teams pour nos tâches », explique-t-elle. « Tout fonctionne en arrière-plan sur Odoo comme notre écosystème. » Les récents investissements dans ces systèmes ont conduit au développement de leur propre application pour la marque Cent Pur Cent, pour les consommateurs et les pharmaciens, ainsi qu’un outil de planification pour les ateliers. « Avec une équipe jeune, la digitalisation n’est jamais loin », ajoute-t-elle. Gérer son agenda nécessite perspicacité et flexibilité. « L’été, tout ralentit à cause des congés, ce qui régule automatiquement mon agenda », explique Caro. « J’ai appris à faire une distinction claire entre le temps disponible et non disponible. » Elle réserve des jours pour ses propres projets tout en gardant des moments pour les réunions. « Le dimanche, je discute toujours de mon agenda avec ma famille pour organiser la semaine. Travailler à l’avance m’aide à éviter le stress. » Caro se fie à son bon sens comme outil essentiel pour gérer son temps. « J’ai mis en place le quadrant important/urgent pour aider les autres à établir les bonnes priorités », dit-elle. « Cela fait une grande différence. » L’automatisation est un aspect crucial de son efficacité. « Monday et Salesforce aident énormément notre équipe en automatisant les tâches et en gérant les délais », explique-t-elle. « Nous avons revu les flux de processus, ce qui nous permet d’apporter des optimisations. » La communication est primordiale pour elle, et Caro a une approche claire. « Nous avons longtemps utilisé WhatsApp, mais cela conduisait à une perte d’informations. Nous avons recherché ce qui fonctionne réellement », explique-t-elle. « L’outil de communication parfait n’existe pas, mais il est important de se mettre autour d’une table et de définir des règles claires. Les informations sont maintenant centralisées dans Monday et Teams. » Avec les investissements dans la technologie, elle regarde vers l’avenir avec enthousiasme. « Nous avons investi tant de temps et d’argent dans nos systèmes, et je suis extrêmement enthousiaste à propos de l’IA », dit-elle. « Nous avons nommé un spécialiste interne pour implémenter l’IA efficacement. Nous travaillons actuellement sur un ‘RiGorgeous HR ChatGPT’ pour répondre aux questions quotidiennes de manière rapide et pratique. »
Moments de concentration grâce aux applications
Kevin Van den Bosch, directeur national d’IWG en Belgique
Pour commencer efficacement sa journée de travail, Kevin dresse chaque soir une liste des trois principales tâches qu’il souhaite aborder le lendemain. « Cela me donne un objectif clair pour la journée », explique-t-il. Pour établir les priorités, il réalise des points quotidiens avec son équipe de direction via Teams. « Cela garantit que nous discutons des points clés et que les priorités pour les prochains jours sont claires. » L’équilibre est crucial pour Kevin. « J’utilise Strict Workflow pour assurer ma concentration pendant mes moments de travail intensif », explique-t-il. « Cela m’aide à travailler par blocs de 25 minutes, entrecoupés de courtes pauses. » Il souligne également l’importance de la routine : « Chaque matin, je planifie une session d’activation de 20 minutes pour bien commencer la journée. En outre, Outlook 365 reste mon tableau de bord fiable pour une utilisation quotidienne », dit-il. « l ne s’agit pas seulement d’e-mails, mais surtout de l’agenda, des listes de tâches et du suivi des tâches. » Ces outils lui permettent de fixer ses priorités et d’organiser mieux sa charge de travail. Il ajoute : « Todoist est lié à Outlook, ce qui me permet de combiner facilement mes tâches professionnelles et personnelles. » Pour les rapports, il se fie à PowerBI : « C’est mon outil préféré pour collecter des données sur les ventes, les résultats marketing, et les analyses financières détaillées. J’y trouve les informations nécessaires pour définir les ‘prochaines meilleures actions’. » En outre, IWG a développé des applications sur mesure pour automatiser différents processus, tels que la facturation et les offres RH. “D’un clic, je peux approuver ou aller plus en détail », dit-il. Kevin gère son agenda avec Outlook et le synchronise avec Google Calendar. « Je planifie quotidiennement des créneaux pour des rendez-vous importants, mais aussi pour des moments de concentration personnelle », dit-il. Il utilise Sanebox, une application qui l’aide à organiser ses e-mails : « Elle filtre les messages importants pour que je puisse commencer plus rapidement avec les bons. » Le sport est pour lui un moyen important de rester actif. « Strava me motive à dégager du temps pour bouger. La pression sociale pour être actif aide énormément », dit-il avec enthousiasme. « En outre, j’ai une réunion de plongée mensuelle planifiée. La plongée me permet de me détendre et de changer d’air. » Kevin utilise des outils d’automatisation comme Sanebox et des applications sur mesure basées sur PowerBI pour réduire les tâches routinières. « ChatGPT est également un outil précieux pour moi ; il m’aide à résumer des textes et à gagner du temps », raconte-t-il. « Il est important de planifier du temps de concentration et de savoir dire ‘non’ quand c’est nécessaire. » Kevin s’intéresse également aux technologies émergentes. « L’IA et l’automatisation peuvent réellement booster l’efficacité », dit-il. « J’envisage des outils comme Zapier et Miro pour voir s’ils peuvent apporter une valeur ajoutée à notre équipe. »
L’IA générative dans les programmes de messagerie électronique
Julien Deuse, CEO de la société d’ingénierie informatique Deuse
Pour Julien aussi, la technologie est un outil essentiel pour rationaliser son travail quotidien. « Slack est mon outil le plus utilisé. Cela ressemble à WhatsApp, mais pour le travail d’équipe. Je l’utilise pour la communication interne et le suivi des projets, même lorsque je ne suis pas directement impliqué. Cela me donne une vue d’ensemble claire, » dit-il. Outre Slack, il utilise également l’e-mail et son agenda pour gérer sa charge de travail et ses priorités. Pour optimiser son temps, Julien s’assure que ses collègues peuvent reprendre le flambeau de ses réunions lorsqu’il n’est pas disponible. « Cela garantit la continuité », explique-t-il. « Je regarde également deux semaines à l’avance dans mon agenda pour déterminer mes priorités et je garde toujours une certaine flexibilité dans mon emploi du temps. Je considère comme optionnels certains événements, afin de ne pas être surchargé. » Pour organiser les réunions internes et les priorités, Apple Notes est son outil de prédilection. « Je note tout, des points d’équipe aux idées et aux tâches. Cela m’aide à rester structuré et à garder une vue d’ensemble de mes priorités. » Bien que Julien admette qu’il n’existe pas d’application magique pour dégager du temps pour la détente, il bloque du temps dans son agenda pour s’assurer de respecter ces moments-là. « Il faut simplement s’assurer de programmer ces créneaux et de s’y tenir. » En termes d’automatisation, il utilise des outils comme Copilot pour les tâches liées au code et ChatGPT pour simplifier les tâches routinières. « Bien que je code moins de nos jours, Copilot est très efficace. ChatGPT me fait gagner beaucoup de temps, surtout dans sa version payante. » Pour rester efficace sans être submergé par la technologie, Julien conseille de limiter le nombre d’outils utilisés. « Il faut se concentrer sur quelques outils et bien les maîtriser. Quand j’ai découvert ChatGPT, je me suis forcé à l’utiliser souvent pour le maîtriser. Maintenant, je l’utilise moins, mais plus consciemment. » Pour la communication au sein de l’équipe, Slack reste son outil favori. « Il est plus efficace que l’e-mail et aide à prioriser les projets. J’aimerais l’utiliser aussi pour les clients, mais l’e-mail reste la norme. Espérons que nous évoluerons à l’avenir vers des solutions plus efficaces. » Trouver un équilibre entre la disponibilité et le temps pour soi reste un défi. « J’essaie de ne pas surcharger mon agenda afin que mes collègues puissent spontanément venir me voir. Parfois, je ferme la porte de mon bureau pour travailler en silence. Je fais mes plus grands progrès en fin de journée, lorsqu’il y a plus de calme. » Quant à l’avenir, Julien attend avec impatience une meilleure intégration de l’IA générative dans les programmes de messagerie électronique. « Une IA qui rédige des e-mails dans mon style et propose des suggestions de réponses automatiques serait un énorme gain de temps. Je suis également curieux de voir de meilleures applications intelligentes pour améliorer mon organisation. »
