Dans un monde en évolution rapide, la digitalisation n’est plus une option, mais une nécessité stratégique. Sous la direction du directeur général Kristof De Roeck, All Colors of Communication a relevé ce défi. L’agence de communication a choisi, avec le cabinet comptable Multifisk, les solutions logicielles de Visma. Cette initiative a eu un impact non seulement sur le flux comptable au sein de l’entreprise, mais aussi sur l’ensemble du processus de travail.
Kristof De Roeck, pourquoi avez-vous décidé de digitaliser vos processus comptables ?
En tant qu’agence de communication axée sur le secteur IT, All Colors of Communication ne pouvait pas rester en retrait de l’évolution numérique. Nous travaillons avec environ 35 personnes et gérons une centaine de clients, ce qui rend notre comptabilité assez complexe car elle est structurée par client. C’est pourquoi nous avons une équipe financière de deux personnes pour tout faire fonctionner sans heurts, et nous recevons des conseils stratégiques du cabinet comptable Multifisk.
En 2020, nous avons, avec Multifisk, franchi le pas vers une digitalisation complète de notre comptabilité. En tant qu’agence, nous avons choisi le logiciel comptable Yuki. De plus, nous avons également intégré Teamleader dans notre structure de travail quotidienne. De cette manière, nous avons pu aligner le flux des devis, la gestion de projet, la facturation et le traitement en comptabilité.
Quelles ont été les plus grandes difficultés de cette numérisation ?
La transition s’est accompagnée de quelques douleurs de croissance. Il a fallu s’adapter un peu, mais si je demandais à mon équipe de revenir à l’ancienne méthode de travail maintenant, ils ne seraient certainement pas enthousiastes. Le plus important de la digitalisation est qu’elle exerce un impact sur la façon dont vous travaillez. Avant, nous faisions des devis dans Excel ou Word, les factures étaient saisies manuellement… Ce qui était évidemment très chronophage.
En outre, l’automatisation a un impact direct sur notre équipe financière. Leur rôle est passé de la saisie manuelle des factures à la « formation » de Yuki. Ce n’est donc pas que Yuki est l’assistant idéal dès le premier jour. Mais en apprenant au logiciel sur quel compte général une dépense est liée, l’impact de l’automatisation devient de plus en plus grand. De plus, nos équipes internes ont aujourd’hui accès, via Teamleader, au statut des devis, de la facturation et des paiements de leurs clients. C’est possible grâce à la synchronisation directe entre les deux plateformes. Ce dernier point nous apporte également la tranquillité d’esprit en tant que management. Dans le sens où nous avons un statut mis à jour de nos finances et que nous l’utilisons comme point de référence dans nos réunions commerciales.
Quels avantages spécifiques avez-vous retirés de cette transition vers un mode de travail numérique ?
Avec l’énorme quantité de transactions dans notre comptabilité, il est très utile d’avoir une bonne visibilité de nos chiffres. Cela permet à une grande partie des factures d’être automatiquement saisie et assignée aux bons postes, ce qui représente un gain de temps considérable. Nous constatons que l’élaboration et le suivi des déclarations de TVA sont désormais beaucoup plus fluides, ce qui améliore également la communication avec l’équipe financière. À l’avenir, nous souhaitons aller encore plus loin dans la digitalisation, notamment en raison de l’obligation PEPPOL. (L’introduction de la facturation électronique via le réseau PEPPOL signifie que les entrepreneurs ne pourront échanger que des e-factures entre entreprises à partir de janvier 2026, ndlr). Il est rassurant de pouvoir déjà compter sur le logiciel de Visma pour ces processus.
Cet article a été rédigé en étroite collaboration avec Visma.
