In een razendsnel evoluerende wereld is digitalisering geen optie meer, maar een strategische noodzaak. Onder de leiding van managing director Kristof De Roeck heeft All Colors of Communication deze uitdaging omarmd. Het communicatiebureau koos, samen met accountancykantoor Multifisk, resoluut voor de softwareoplossingen van Visma. Deze zet had niet alleen een impact op de boekhoudkundige flow binnen het bedrijf, maar ook op het gehele werkproces.
Kristof De Roeck, waarom hebben jullie beslist om jullie boekhoudprocessen te digitaliseren?
Als communicatiebureau dat zich richt op de IT-sector, kon All Colors of Communication niet achterblijven in de digitale evolutie. We werken met ongeveer 35 mensen en bedienen zo’n honderd klanten, wat onze boekhouding vrij complex maakt omdat deze per klant gestructureerd is. Daarom hebben we een finance team van twee personen die alles soepel laten verlopen, en krijgen we strategisch advies van het accountantskantoor Multifisk.
In 2020 hebben we, samen met Multifisk, de stap gezet naar volledige digitalisatie van onze boekhouding. Als agency kozen we voor boekhoudsoftware Yuki. Daarnaast integreerden we ook Teamleader in onze dagelijkse werkstructuur. Op die manier konden we de flow van offerte, projectmanagement, facturatie en verwerking in de boekhouding volledig op elkaar afstemmen.
Wat waren de grootste uitdagingen bij deze digitalisering?
De transitie ging gepaard met enkele groeipijnen. Het was wat aanpassen, maar mocht ik nu vragen aan mijn team om terug te gaan naar de oude manier van werken, zouden ze zeker niet enthousiast zijn. Het belangrijkste van de digitalisatie is dat het een impact heeft op de manier waarop je je werk doet. Voordien maakten we offertes in Excel of Word, werden facturen manueel ingeboekt,… Wat uiteraard heel tijdrovend is.
Bovendien heeft de automatisatie een directe impact op ons finance team. Hun taak is gewijzigd van het manueel inboeken van facturen naar het ‘opleiden’ van Yuki. Het is dus niet zo dat Yuki van dag 1 de ideale assistent is. Maar door de software aan te leren aan welke grootboekrekening een kost is gekoppeld, wordt de impact van de automatisatie steeds groter. Daarnaast hebben onze interne teams vandaag via Teamleader ook zicht in de status van de offertes, facturatie en betalingen van hun klanten. Dit door de directe sync tussen beide platformen. Dit laatste zorgt ook voor gemoedsrust bij ons als management. In die zin dat we een up to date status hebben op onze financiën en deze ook als houvast hanteren in onze commerciële meetings.
Welke voordelen haalden jullie specifiek uit deze overgang naar een digitale werkwijze?
Met de enorme hoeveelheid transacties in onze boekhouding is het erg handig om een goede zichtbaarheid van onze cijfers te hebben. Het zorgt ervoor dat een groot deel van de facturen automatisch wordt geboekt en toegewezen aan de juiste posten, wat een enorme tijdswinst oplevert. We zien dat het opmaken en opvolgen van btw-aangiften nu veel soepeler verloopt, wat ook de communicatie met het finance team verbetert. Naar de toekomst toe willen we nog verder digitaliseren, onder meer naar aanleiding van de PEPPOL-verplichting. (De invoering van e-invoicing via het PEPPOL-netwerk betekent dat ondernemers vanaf januari 2026 enkel nog e-facturen zullen uitwisselen tussen bedrijven, nvdr). Het is geruststellend dat we voor deze processen nu al kunnen rekenen op de software van Visma.
Dit artikel is opgesteld in nauwe samenwerking met Visma.
